Backup van Gmail emails

Mijn klanten raad ik eigenlijk altijd aan om naast hun bedrijfs-emailadres, dat is afgeleid van de bedrijfs-website zoals info@dewebmeester.nl, ook een Google account aan te maken en Gmail te gaan gebruiken. Zo laat ik alle emails die gestuurd worden naar bijvoorbeeld info@dewebmeester.nl doorsturen naar een Gmail emailadres wat verder niemand hoeft te weten. De voordelen?

1. Ik heb zo altijd automatisch een backup van mijn emails;
2. Ik heb zo een centrale plaats waar ik alle emails van al mijn emailaccounts (bijna 50) kan beheren (want ik kan alle email accounts koppelen aan mijn Gmail account zonder dat iemand dat hoeft te weten).
3. Ik kan zo via enkele klikken zoeken binnen alle emails die naar al die emailaccounts zijn verstuurd;
4. Elke keer als ik een email verstuur, kan ik via 1 account kiezen vanaf welk emailadres ik die email verstuur. Zo kan kan vanaf mijn onbekende Gmail adres, gewoon een email versturen namens info@dewebmeester.nl of pietjepuk@dewebmeester.nl of kampmanuel@yahoo.com of vanaf welk ander email adres dan ook. Als ik die eerst maar heb gekoppeld aan mijn Gmail account.

Genoeg voordelen maar ook een nadeel: ik raak er aan gewend en vergeet dat het zeker ook mogelijk is dat er bij Google iets mis gaat. Er zijn genoeg mensen die ’s ochtends bij het opstarten van hun computer ondekten dat al hun Gmail emails verdwenen waren. Dus: ook van Gmail emails moet een back-up gemaakt worden. Hier wat mogelijkheden daartoe:

Gmail backup programma

 Dit programma kunt u via deze link downloaden. Het is een eenvoudig (te simpel) software programmaatje. U vult hier uw Gmail account gegevens in en kiest de map waar backup moet worden opgeslagen (het is aan te raden om dit in een aparte map te doen en niet in de algemene map “Documenten”) en vervolgens worden de backup bestanden gedownload. Dat gaat erg snel. Maar u moet hier maar vertrouwen dat dit een goede backup is en wat betreft backup geldt: een goede backup is een geteste backup en dat kunt u niet direct vanuit dit programma doen. Ook mis ik de optie om een backup te verplaatsen naar een ander Gmail account (als zal die functie er best wel inzitten). Ik ga daar later naar op zoek.

Importeren van alle mails binnen outlook of ander offline email programma

Ik ben geen voorstander van het gebruik van Outlook of van andere email programma’s die binnen windows of iOS draaien. Omdat ik daarmee gebonden ben aan de computer. Mijn computer neem ik niet overal naar toe en email wil ik vanaf elke computer moeten kunnen inlezen. En dat kan via Gmail wel. Maar ik kan natuurlijk best Outlook gebruiken om al mijn Gmail emails in op te slaan. Gewoon als backup. Het grote voordeel is dat ik dan ook offline alle berichten kan bekijken die ik online ontvangen of verzonden heb. En mocht Gmail ooit crashen en al mijn emails verdwenen zijn, dan heb ik een live backup. Om extra safe te zijn en om nog rustiger te kunnen slapen zou ik vervolgens een backup kunnen maken van de Outlook emails.

Gebruik van Gmail offline

Ook dit lijkt me een goede optie. Het lijkt op de Outlook optie. Maar het is een Chrome addon. Via deze link kunt u hier meer informatie over vinden.